E-Mail ist möglicherweise das Kommunikations-Werkzeug des 21. Jahrhunderts schlechthin. Falls Sie jedoch nicht vorsichtig genug sind, kann ein Teil Ihrer wertvollen Zeit durch das Bearbeiten der E-Mail verloren gehen. Jüngste Studien haben ergeben, dass Spitzenwerte von rund einer Stunde pro Tag zur Bearbeitung anfallender E-Mails keine Seltenheit mehr sind.

Die folgenden Tipps zeigen Ihnen auf, wie Sie in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit Ihre E-Mails effizienter bearbeiten.

1. Überprüfen Sie E-Mail seltener

Bei moderner E-Mail-Software können Sie bestimmen wie häufig die angekommenen E-Mail gecheckt werden; die Frequenz kann sogar auf wenige Minuten eingestellt werden. Es soll sogar Leute geben, die E-Mail nach jeder Zeile, die sie neu beginnen, überprüfen.

Ist das nicht ironisch! Alle diese guten Zeitmanagement- und Life-Leadership-Bücher lehren uns, wie man Unterbrechungen reduziert und eliminiert. Und nun gibt es eine an sich effiziente Technologie, die erlaubt, dass wir uns wieder häufiger unterbrechen lassen. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und schalten Sie dieses automatische Überprüfen aus. Schauen Sie in üblichen Pausen in Ihrem Arbeitsablauf zu Ihrer E-Mail: Zwischen zwei Aufgaben, am Anfang oder Ende des Tages, oder vor oder nach dem Mittagessen.

2. Leeren Sie Ihren Eingangsordner (In-Box)

Ein unordentlicher E-Mail-Eingangsordner ist genauso schlecht wie ein unordentlicher Eingangskorb auf dem Schreibtisch. Sie verlieren Zeit, weil Sie alte Nachrichten anschauen, die E-Mail noch einmal lesen müssen und sich schließlich sorgen über den Berg von Meldungen, der sich angesammelt hat. Entscheiden Sie sich bei jeder ankommenden E-Mail, wie auf diese reagiert werden soll – agieren Sie, archivieren Sie die E-Mail, löschen oder bewegen Sie diese in den „Lesen“-Ordner. Was immer Sie auch tun werden, leeren Sie den Eingangsordner.

3. Löschen Sie überflüssige E-Mail

Falls Sie viele Diskussionslisten abonniert haben, evaluieren Sie diese regelmäßig und beenden das Abonnement bei jenen, die Ihnen zu wenig wertvolle Informationen bringen. Sicher, Sie mögen die gelegentlichen nützlichen Tipps und Tricks aus Diskussionslisten missen, aber es ist nicht die Anstrengung wert, falls Sie viel Zeit mit dem Lesen überflüssiger E-Mail vergeuden.

4. Filtern Sie eingehende E-Mail

Moderne E-Mail-Software lässt Sie eintreffende E-Mail „filtern“ – in anderen Worten, die E-Mail wird automatisch in andere Ordner sortiert, sobald sie angekommen ist.

Ein Beispiel: Befördern Sie E-Mail mit der Titelzeile „Wichtige Informationen“ in einen „Lesen“-Ordner, E-Mail von Ihrem Chef in einen „Dringend“-Ordner und E-Mail mit dem Text „Schnelles und leichtes Geld“ in den Abfalleimer.

Nutzen Sie die Filter als elektronische Assistenten. Wenn Sie sich Zeit nehmen diese E-Mail anzusehen und zu beantworten, finden Sie diese bereits vorsortiert in getrennten Ordnern.

5. Reservieren Sie sich Lesezeit

Manche E-Mail – genauso wie einige gedruckte Medien – sind lediglich Informationen und bedingen keine Aktion. Diese E-Mail ist gewöhnlich wichtig, aber nicht dringend, und so landet diese oft zuunterst oder wird völlig ignoriert.

Um dieser E-Mail die gebührende Aufmerksamkeit zu geben, transferieren Sie diese in einen „Lesen“-Ordner und reservieren sich Zeit, um diese später zu lesen.

6. Löschen Sie unerwünschte E-Mail

Der einfachste und effektivste Weg unerwünschter E-Mail (bekannt als „SPAM“) zu handhaben, ist das Löschen. Es ist zwar verführerisch diese zu lesen oder die Spur bis zum Verursacher zu verfolgen, sich zu ärgern oder dauernd die E-Mail-Adresse zu wechseln. Gewöhnlich ist es viel schneller und effizienter einfach die Lösch-Taste zu benützen.

7. Kürzen Sie Ihre Verteilerliste

Wenn Sie die Liste der Empfänger zusammenstellen, ist weniger definitiv mehr. Bei manchen Leuten ist es offensichtlich, dass Sie als Empfänger in Frage kommen, aber bei manchen ist das Hinterfragen mehr als sinnvoll. Viele Leute senden ganz einfach zur letzteren Gruppe, „um sicher zu sein“. Es ist jedoch klüger, es nicht zu tun. Fragen Sie sich selbst: „Was geschieht im schlimmsten Fall, falls diese Person diese E-Mail nicht erhält“? Wenn die Antwort „Nichts“ ist (und das ist oft der Fall), dann senden Sie die E-Mail nicht. Viele Geschäftsleute erhalten eine Flut von Informationen – diese werden es Ihnen danken, wenn sie für einmal „verschont“ werden. Und wenn diese einmal E-Mail von Ihnen empfangen, dann wissen sie entsprechend um die Wichtigkeit.

8. Verwenden Sie alias

Moderne E-Mail-Software lässt Sie Kürzel kreieren (genannt alias, Spitzname, Liste oder Gruppe, abhängig von Ihrer Software). Damit können Sie gleichzeitig an eine Gruppe von Leuten senden. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie regelmäßig an Leute in der gleichen Gruppe senden, ob es Ihr Team ist, Mitglieder eines Komitees oder eine Gruppe von Freunden, die Ihren Sinn von Humor teilen. Es spart Zeit und stellt sicher, dass Sie niemanden vergessen.

9. Zitieren Sie Ihre Nachricht

Ein Vorteil von E-Mail ist das einfache Kopieren von Texten in beliebige Abschnitte von anderen Dokumenten. Bei Antworten auf eingegangene Nachrichten ist es ratsam, Teile der ursprünglichen Nachricht zu zitieren (auch „quote“ genannt). Vielleicht schreibt und erhält der Absender täglich Dutzende von elektronischen Nachrichten. Wenn Sie nun auf eine E-Mail antworten, die er vor zwei Tagen geschrieben hat, dann erinnert sich der Absender vielleicht nur noch vage, worum es sich eigentlich gehandelt hat. Deshalb ist es üblich, die Kernaussage der ursprünglichen Nachricht als Zitat in die Antwort einzufügen.

Beschränken Sie sich auf die wirklich wichtigen Zeilen der ursprünglichen E-Mail und löschen Sie den Rest. Die Nachricht bleibt auf diese Weise übersichtlich. Schreiben Sie darunter bzw. dazwischen die Antwort und schicken Sie diese Nachricht ab. Es nervt, wenn Zweizeiler eingehen und unten hängt die eigene Mail inklusive Attachment mit der Einleitung „Ursprüngliche Nachricht“.

Diese Technik ist so gebräuchlich, dass Ihre E-Mail-Software dies wahrscheinlich sogar noch unterstützt. Konfigurieren Sie so, dass beim „Antworten“ die ursprüngliche Nachricht automatisch markiert ist. Es hat sich eingebürgert, dass jeder Zeile der Nachricht das Zitatzeichen“gt;“ vorangestellt wird. Deshalb kann es auch Zitate innerhalb eines Zitats geben. Auf diese Weise können Sie die verschiedenen Antworten unterscheiden. An der Anzahl der vorangegangenen Zitatzeichen kann man bei längeren Mail-Dialogen so leichter erkennen, wer wann was gesagt hat.

10. Benutzen Sie das Telefon!

Eine neuere Studie durch Yahoo’s Internet Life Magazin fand heraus, dass die Hälfte der PC-Anwender eher eine E-Mail sendet, als ein Telefonat macht.

E-Mail ist ein wunderbares Werkzeug, aber einige Leute verwenden es für Dinge, die besser auf andere Weise erledigt werden – emotionale Diskussionen, sensibles Material und Zurechtweisungen / Abmahnungen gehören nicht auf elektronischem Weg erledigt. Dein E-Mail ist kein Allheilmittel für jedes Kommunikationsproblem. Denken Sie immer daran, und Sie werden rasch merken, wann Sie die E-Mail-Spur verlassen, das Telefon benützen oder sich persönlich mit jemandem treffen sollten.

11. Halten Sie sich an die Zwei-Minuten-Regel

Wenden Sie nicht mehr als zwei Minuten auf, um eine E-Mail zu verarbeiten. Handhaben Sie E-Mail, indem Sie diese zum Beispiel weiterleiten, löschen oder ein Treffen planen, um den Aspekt zu lösen, der in der E-Mail erwähnt ist. Sie werden erstaunt sein, wie viel E-Mail Sie plötzlich in weniger als zwei Minuten als erledigt abbuchen können. Wenn Sie feststellen, das die Bearbeitung einer speziellen E-Mail länger als zwei Minuten benötigt und Sie nicht delegieren oder eine geeignete Aktion starten können, so stellen Sie die Meldung in Ihre To-do-Liste. Transferieren Sie dazu die Nachricht einfach in Ihren Arbeitsordner.

Dann bestimmen Sie die nächste Aktion anhand der Titelzeile, setzen einen Fälligkeitstag und ordnen die E-Mail in eine geeignete Kategorie.

12. Kreieren Sie aussagefähige Titelzeilen (Betreffs)

Oft reicht es, lediglich eine Kurzinfo in den Betreff zu schreiben und mit EOM (End Of Message) zu beenden. Der Empfänger muss die Mail in diesem Fall nicht öffnen. Schreiben Sie möglichst viel Information im Betreff. Bei der folgenden Meldung „Thomas Dienstag 1,5 nicht im Büro“ zum Beispiel kann man die gesamte Nachricht direkt in der Inbox-Liste erkennen.

Editieren Sie die Betreffzeilen, wenn sich der Inhalt im Laufe eines E-Mail-Wechsels ändert. Benutzen Sie sogenannte „Tags“ im Betreff, damit der Empfänger sofort weiß, was zu tun ist.

Hier eine Auswahl von“Tags“:

[ACTION] - Aktion erforderlich
[DONE] - Erledigt
[FYI] - Zur Information
[FEEDBACK] - Rückmeldung erwünscht
[NONB] - Non-Business: Z.B.: Witze, Privates etc.
[URGENT] - Dringend
[MSTR] - Monatlicher Status Bericht

13. Setzen Sie „Priorität“ gezielt ein

Setzen Sie gelegentliche Prioritäten („Priority low/high“) aber wirklich nur dort wo es Sinn macht.

14. Erstellen Sie einen „Fünf-Wochen-Ordner“

Ganz nützliche Dienste kann auch ein „Fünf-Wochen-Ordner“ erweisen. Da gehört eigentlich alles rein, von dem man nicht genau weiß, ob eine Aktion / Reaktion erforderlich ist. Es könnte ja sein, dass der Kunde morgen noch mal anruft.

Die Ansammlung eingegangener E-Mail wird dann nach fünf Wochen automatisch gelöscht.

Autor: Ludwig Lingg

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